pengembangan sistem informasi berbasis teknologi informasi, jangan asal punya !

pengembangan sistem informasi berbasis teknologi informasi, jangan asal punya !
Tepatlah kiranya saya sampaikan pemikiran ini bagi rekan-rekan dan bapak-ibu sekalian khususnya yang sedang berkesempatan mengatur suatu organisasi atau manajemen, dimanapun; bisa di perusahaan, sekolah, perguruan tinggi, lembaga, organisasi dan institusi lain.
teknologi informasi sudah lazim digunakan dimana-mana, mulai bangun tidur dipagi hari kita sudah disajikan alarm dari hp (handphone) kita, hingga jadwal meeting sekaligus tercatat dan mengingatkan pemiliknya. tren teknologi informasi saat ini sudah berbasis jaringan internet dan semua terakses tanpa batas waktu dan ruang.
implementasi sistem informasi berbasis teknologi informasi dalam bidang tertentu juga sudah sangat tertinggal apabila hanya sekedar membuat otomatis tetapi belum dapat bersinergi antara suatu sub sistem informasi dengan sub sistem informasi lainnya. analoginya seperti halnya kita sehari-hari dirumah tidak akan dapat hidup tanpa berkomunikasi dengan lingkungan. (biasa hal ini dalam teknologi informasi dikenal dengan enterprise system yang terintegrasi). apabila kerangka pikir pengguna di level manajemen atas dan menengah sudah berusaha untuk ideal dalam mewujudkan sistem informasi yang saling bersinergi tentunya pengembangan-pengembangan sistem di institusinya
Salah satu kendala utama yang disampaikan penentu kebijakan dalam mewujudkan sistem yang sering penulis jumpai adalah beaya pengembangan sistem dan pegadaan infrastrukturnya. Namun seringkali kendala ini tidak mendapatkan solusi yang tepat apabila dihadapkan dengan kebutuhan dan regulasi yang mensyaratkan penggunaan sistem informasi. Sebagai langkah praktis untuk mewujudkan pengadaan sistem dengan membuat sistem informasi tanpa perencanaan desain dan proyeksi kebutuhan jangka panjang. Biasanya sistem hanya dibangun dengan pertimbangan merubah pekerjaan manual menjadi otomatis dengan biaya murah. Bahkan sering dijumpai juga menggunakan sistem informasi yang bersifat retail untuk suatu instansi yang seharusnya perlu mengakomodir kebijakan-kebijakan manajemen lokal sehingga memaksa kebijakan atau peraturan lokal tersebut hilang karena merujuk software yang baru yang sebenarnya tidak cocok.
merujuk pada tulisan oleh Bpak Priyo tentang SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN TERPADU, dalam pembahasan untuk sistem lain tidak terlalu jauh beda.
Hal penting yang harus dipertimbangkan dalam merumuskan konsep dan memilih sistem informasi berbasis teknologi informasi antara lain:

1. Disain manajemen sistem informasi berorientasi saat ini dan kedepan. Disain sistem merupakan kerangka dari arah perjalanan suatu manajeme. apabila disain tidak tepat sistem akan menjadi sia-sia dan cepat kadaluarsa.
2. Sesuai dengan jenis manajemen yang sedang atau akan dikembangkan. kesesuaian antara jenis manajemen dan sistem yang dikembangkan mutlak diperlukan agar tidak ada fasilitas dari sistem baru yang tidak berguna dan semua dapat mengakomodir manajemen yang ada.
3. Kesiapan sumber daya manusia ditingkat operator dan manajemen. Kesiapan disini lebih ditekankan pada penerimaan SDM untuk bersama-sama dengan manajemen mengembangkan insitusinya. Karena SDM pertama yang akan mengoperasionalkan sistem adalah dari internal institusi sendiri.
4. Kesiapan kebijakan pendukung dan anggaran biaya dari sisi manajemen. Kesiapan kebijakan dilevel manajemen merupakan dasar dari pelaksanaan sistem yang akan digunakan, tanpa keputusan pengembangan sistem yang digunakan tidak akan mendapat perhatian dan pengembangan selanjutnya. Keberhasilan implementasi sistem juga akan lebih mudah dicapai dan hasil yang diharapkan dapat meningkatkan produktifitas akan lebih pasti. Apabila manajemen sudah memutuskan pengembangan sistem pastilah anggaran juga sudah dipikirkan. Anggaran untuk sistem sudah seharusnya dialokasikan selalu ada, karena sistem juga selalu berjalan dan beroperasi. Anggaran diawal mungkin sedikit lebih besar, namun apabila dibandingkan dengan manfaatnya yang merupakan sesuatu yang angka waktu habis pakainya lama (karena sangat terkait dengan kebijakan manajemen, apabila manajemennya selalu statis dan tidak ada layanan baru sistem juga tidak perlu diubah. namun hal ini merupakan ciri manajemen yang buruk apabila tidak ada update dan pengembangan disisi manajemen). Anggaran untuk sistem yang rutin dapat disimpan dan digunakan untuk pengembangan berikutnya, sehingga apabila saatnya dilakukan pengembangan sistem tidak ada kendala dari segi dana. Pada pengembangan awal, setelah desain dibuat dan disepakati bersama antara manajemen dan pengembang sistem informasi, tahapan pengembangan sistem dapat disesuaikan dengan anggaran dan kemampuan manajemen, sdm dan sebagainya. (Dengan catatan komitmen tahapan pengembangan tetap dilaksanakan agar sistem benar-benar sesuai desain yang direncanakan)
5. Desain sistem informasi terintegrasi / terpadu. Point integrasi sudah menjadi syarat utama dalam merencanakan dan membuat disain dan pengembanganya, salah satu issue utama dalam hal integrasi adalah efisiensi dan efektifitas dari sistem informasi dan kinerja manajemen yang ada.
6. Kemampuan mengelola manajemen umum (sesuai kaidah keilmuan) dan lokal. Pada akihir-akhir ini sedang tren pengembangan sistem informasi, namun hampir dilupakan faktor penentu keberhasilan implementasi sistem adalah kesesuaian dengan manajemen lokal suatu institusi. Secara bidang keilmuan mungkin sudah tercakup, namun layanan yang ada dalam suatu instansi pasti tidak dapat disama ratakan dalam hal kebijakan. nilai-nilai positif yang ada tersebut seharusnya tetap diakomodir dan terus dilestarikan demi penyempurnaan sistem yang ada.
7. Kemudahan pengembangan sistem untuk masa yang akan datang. Mengingat sistem informasi dibangun untuk penggunaan dimasa yang aka datang, seharusnya juga pengembangan-pengembangan berikutnya tetap dapat dilakukan tanpa harus membongkar ulang sistem sehingga informasi yang telah disimpan oleh sistem informasi dapat tetap dimanfaatkan.
8. Mengantisipasi ramalan trend teknologi pada masa yang akan datang. Tidak lepas dengan kesiapan sistem dalam hal manajemen, kesiapan teknologi juga menadi perhatian penting. salah satu syarat utama pengembangan adalah kepastian sistem dapat diakses melalui jaringan baik intranet maupun internet. sistem berbasis web dapat menjadi sebuah solusi.
9. Perawatan dan keberlanjutan sistem yang terencana. Perawatan sistem ini lebih terkait dengan perawatan sistem dari sisi institusi. kepastian tetap berjalannya sistem dengan baik dan monitoring serta wacana pengembanganya. sebaiknya ditugaskan sdm khusus untuk melaksanakan tugas ini.
10. Jaminan kerjasama technical support dari pengembang sistem informasi terhadap sistem dan infrastruktur TI. Mempertimbangkan efisiensi dan keterjaminan sistem sudah menadi lazim dengan bekerjasama dengan perusahaan pengembang sistem informasi. Beberapa hal yang perlu dicatat adalah pengembang tersebut dapat mengakomodir kebutuhan manajeme, sesuai dalam point-point sebelumnya. Sebaiknya pilih pengembang yang mempunyai komitment untuk dapat diajak kerjasama dalam jangka panjang, karena sistem yang dibangun tidak dapat dibuat sempurna dalam satu waktu, pasti ada pengembangan berikutnya. Pertimbangan lain sebaiknya ada tim khusus dari sisi pengguna terkait dengan pengembangan manajemen Anda, sehingga kepastian dan kepercayaan lebih terjamin. (Tentu saja garansi dan kesepakatan layanan purna jual sudah dapat disepakati)

Apabila 10 hal tersebut sudah menjiwai dalam pengembangan sistem informasi, dapat diyakini implementasi akan berjalan lancar dan sistem dapat tetap digunakan tanpa batas waktu.